Un Sistema Administrativo Empresarial (SAE) es un software que permite integrar, en una sola plataforma, todos los procesos que se realizan en los departamentos que integran la empresa, con el fin de simplificar el seguimiento y gestión de cada actividad, para así garantizar la continuidad del negocio y el cumplimiento de sus objetivos.
En este artículo te daremos más detalles sobre la forma en que integran, actualizan y permiten visualizar toda la información de las operaciones administrativas y comerciales, para facilitar la gestión y la toma de decisiones de forma oportuna con miras a la expansión de la empresa.
¿Qué procesos pueden integrarse a un Sistema Administrativo Empresarial?
Toda la información relacionada con inventarios, información de clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, recursos humanos, gestión de nóminas, compras y proveedores, así como cuentas por pagar, pueden estar integradas en un Sistema Administrativo Empresarial.
Por ello, estas herramientas tecnológicas son recomendables para empresas y Pymes que desean automatizar sus operaciones, ahorrar tiempo y recursos, pero también agilizar la visualización del estado de los procesos y evitar errores que podrían cometerse con registros manuales.
¿Qué beneficios tiene un Sistema Administrativo Empresarial?
Este tipo de programas permite llevar un control puntual de cada movimiento del negocio, mantener la información actualizada para darle seguimiento y al mismo tiempo tener en orden la contabilidad de la empresa, para poder cumplir con las disposiciones fiscales vigentes en materia de facturación, cálculo de impuestos y presentación de declaraciones.
Te lo explicamos a detalle, mientras te enlistamos las funciones que debe tener un Sistema Administrativo Empresarial completo.
Funciones de un Sistema Administrativo Empresarial
Facturación: para generar comprobantes fiscales, timbrar las facturas, validar comprobantes recibidos, ordenar y guardar todos los documentos relacionados con la compra-venta. Esto permite:
- Cumplir con los requisitos fiscales
- Genera complementos necesarios como la Carta Porte.
- Descargar archivos directamente del SAT
- Timbrado de nómina de la empresa
- Agilizar el proceso de pago y cobro
- Mejorar la experiencia de los clientes
Generar cotizaciones de forma sencilla, con la información que ya se tiene del cliente, para enviarlas de forma automática por correo electrónico.
Integrar un CRM: para poder visualizar información importante de los clientes y darles seguimiento puntual. Incluso puedes llevar un expediente completo con toda la información: saldos, pedidos pendientes, estados de cuenta, antigüedad y citas programadas.
Gestión de cuentas por cobrar y por pagar: para lograr un seguimiento preciso, independientemente de si son en moneda nacional o extranjera. Puedes integrar un expediente de proveedores con información sobre saldos, historial crediticio, resumen de movimientos y más.
Control de inventario en tiempo real: la información se actualiza en automático con cada venta y permite visualizar desde cualquier lugar los movimientos del inventario, incluso con varias sucursales o almacenes. Esto permite mejorar la gestión de órdenes de compra.
Agilizar los procesos de compra: mediante un catálogo de productos, servicios y proveedores, que haga más sencilla la tarea de efectuar órdenes de compra, relacionadas con la información sobre el inventario.
Generar reportes informativos: para conocer el estado actual de la empresa, mediante datos estadísticos que permitan analizar con base en información confiable que ayude a tomar decisiones oportunas para la expansión del negocio.
Punto de venta: que ayuda a agilizar el proceso de compra y emitir comprobantes de venta, independientemente del número de sucursales. Ofrece a tus clientes la posibilidad de generar sus propios comprobantes fiscales.
Calcular las comisiones para cada vendedor y vincular la información al sistema de nómina para el pago correspondiente.
Definir precios y vincularlos a las etiquetas y códigos de barras, mediante la automatización del sistema de compra y la cadena de abastecimiento.
Vender en línea a través de plataformas de marketplace como Amazon, Mercado Libre y Claro Shop.
Gestión móvil: ¡Puedes manejar tu negocio desde cualquier lugar! Mediante aplicaciones móviles y gracias a que la información está guardada en la nube. Gestiona procesos sin importar el sitio donde se encuentra la persona que requiere tener acceso.
¿Qué características buscar en un Sistema Administrativo Empresarial?
Si estás en busca de software administrativo para tu empresa, te recomendamos tomar en cuenta las siguientes características para que puedas obtener una solución que ayude realmente a facilitar los procesos involucrados y no signifique mayores problemas para el personal de los departamentos:
Integración a la actividad económica de tu negocio
Opta por un programa que se integre de forma sencilla al giro de tu negocio: comercio al por menor, maquiladoras, empresas mayoristas, empresas industriales, organismos gubernamentales, empresas de servicio, transporte, maquiladoras, empacadoras, mueblerías o cualquier otra.
Interfaces con otros sistemas o servicios
El sistema administrativo debe poder integrarse con otras soluciones tecnológicas específicas para cada operación. En el caso de Aspel SAE, el Sistema de Administración Empresarial permite intercambiar información en tiempo real con los otros servicios:
- Aspel Facture para la gestión de comprobantes fiscales
- Aspel COI para el registro contable
- Aspel NOI que integra la nómina
- Aspel Caja que gestiona el punto de venta
- Aspel PROD que administra procesos de manufactura
- Espacio Aspel que es un servidor virtual
- Aspel Banco, un software bancario
Relación costo-beneficio
Uno de los principales objetivos de integrar un Sistema Administrativo Empresarial tiene que ver con obtener beneficios relacionados con el ahorro de tiempo y recursos, mediante la automatización de procesos pero, a largo plazo, también mediante la toma de mejores decisiones para el negocio.
Soluciones como Aspel SAE tienen un precio de $599 pesos al mes, para obtener acceso a todas las funciones diseñadas para facilitar la gestión de las empresas. Recuerda que puedes solicitar una prueba gratuita de 30 días para probarlo y poder evaluar el costo-beneficio.
Sistema de gestión en la nube
Existen empresas que necesitan gestionar las operaciones del negocio desde cualquier lugar, para ellas es conveniente contar con un sistema de almacenamiento y gestión desde la nube que permite hacer movimientos, incluso desde una aplicación móvil y sin conexión a internet, que sincroniza la información en cuanto se pone en línea.
Aspel SAE, cuenta con una App: Aspel ADM que permite ejecutar operaciones de compra-venta desde cualquier dispositivo móvil: laptop, tableta o teléfono inteligente.
Plataforma segura
La información que se maneja en un Sistema Administrativo Empresarial es de suma importancia, por lo que es necesario recurrir a un software que permita la configuración de perfiles de usuario para un acceso seguro a información específica, así como la posibilidad de hacer respaldos de información seleccionada, mediante contraseñas.
Aspel SAE es la plataforma de mayor uso en México, no solo por su amplitud de soluciones, sino por las garantías de seguridad que ofrece, mediante el establecimiento de roles y permisos.
Software de uso sencillo
Busca un programa de uso sencillo, de manera que, una vez bien integrado, realmente represente una solución para el personal de los diferentes departamentos y no genere resistencia para su integración.
La interfaz de Aspel es intuitiva, se adapta a cualquier tipo de empresa y es muy rápido aprender sobre sus diferentes funciones.
Así que ya sabes… Si estás en busca de un Software administrativo para llevar el control total de tu empresa y facilitar su contabilidad, no lo pienses más y solicita tu prueba gratuita de 30 días para comprobar sus beneficios.