Gestión de recursos para un proyecto

Dentro del mundo empresarial, la gestión de recursos es un componente esencial para el éxito de cualquier proyecto. Sea el lanzamiento de una nueva iniciativa, la expansión de una empresa o la implementación de un cambio significativo, es crucial hacer una asignación eficiente y supervisar los recursos.

La gestión de recursos se vuelve un proceso estratégico que abarca la optimización del tiempo, del dinero y los recursos humanos, de modo que se garantice la eficiencia operativa y la sustentabilidad a largo plazo de dicho proyecto.

Por lo tanto, en este artículo abordaremos los temas básicos y principales que debes considerar al momento de desarrollar tu plan de gestión de recursos.

¿Qué es un plan de gestión y por qué es importante?

Para hablar sobre el plan de gestión, debemos entender claramente qué es la gestión de recursos. Tal cual, su nombre lo dice, se trata de la administración de los componentes que conforman un proyecto, como lo son el recurso económico, de materia prima, y el recurso humano.

Para asegurar una gestión de recursos efectiva, que logre aprovechar al máximo los recursos, es necesario contar con un plan diseñado para organizar los recursos finitos y conseguir el éxito del proyecto.

Entonces, el plan de gestión se trata de una guía con toda la información necesaria para la asignación, supervisión y gestión de los recursos y sus usos.

Un plan de gestión de recursos es importante porqué:

• Ayuda a evitar errores en cuanto a tiempo y presupuesto.

• Equilibra la carga de trabajo del equipo.

• Maximiza el rendimiento del tiempo y los recursos.

Ventajas de la gestión de recursos

Como vemos, para un correcto desarrollo e implementación de un proyecto, la gestión de recursos permite respaldar al equipo, optimizando los medios que necesita para completar los objetivos.

De manera general, al crear un plan de gestión de recursos maximizas la calidad de trabajo y el compromiso de tus colaboradores gracias al manejo eficiente de tiempo.

Hablando un poco más específicamente y ahondando más, algunas ventajas que la buena gestión de recursos te traerá para tu proyecto, son:

Optimización de recursos

Al llevar a cabo un plan de gestión de recursos que permita la organización adecuada de activos, podrás aprovechar al máximo dichos recursos, tanto del talento humano y el dinero, como de los recursos no tangibles.

Cuando trabajas una gestión de recursos se identifican todos los medios necesarios y se compara su disponibilidad, para determinar cuáles están siendo desperdiciados o no se aprovechan.

Mejora de comunicación

Un plan de gestión de recursos conlleva la transparencia en cuanto a la administración de actividades. Y, dicha planificación debe ser compartida con el equipo para la explicación del proyectos, fechas de entrega y descripción de tareas, de modo que los miembros del equipo puede saber quién está haciendo qué, cuál es la carga del otro, entre otros.

Esto conlleva a una mejor y mayor comunicación entre el equipo de trabajo, disminuyendo malentendidos relacionados con las tareas, plazos y responsabilidades. Además de que mantiene a todos actualizados y les permite conocer el impacto que su participación tiene dentro de los procesos, aumentando el compromiso para con el proyecto.

Ampliación de la visión

Comúnmente, es necesario llevar la gestión de recursos de varios proyectos simultáneamente, que puede interrelacionar al personal y a los recursos. Por lo que, llevar un plan de gestión te permite equilibrar los enfoques en los diversos procesos, manteniendo una buena organización al tener una visión completa del panorama.

Al tener una visión más amplia, los gestores pueden administrar mejor los plazos de entrega y tomar decisiones en cuanto a prioridades para garantizar el éxito de todos los proyectos. De tal forma que pueden llevar un mejor monitoreo de las actividades y tener una mejor perspectiva en cuanto al uso de los recursos.

Todo este conocimiento, hace posible la estimación de recursos para siguientes proyectos, mejorando la organización.

Aumento de rentabilidad

Al poder hacer una estimación de la gestión de recursos, se pueden prever cuellos de botella, posibles conflictos relacionados con la programación de tareas y el uso de los recursos. Esto conlleva a las actualizaciones del plan de gestión para mejorar la administración y organización.

Por lo tanto, se tiene un conocimiento más acertado en cuanto a los tiempos de entrega, los recursos necesarios, entre otros, que, consecuentemente, lleva a la mejora de procesos y se garantiza el éxito de cada proyecto, mejorando la actuación empresarial y aumentando los márgenes de ganancia.

Elementos en tu plan de gestión de recursos

Entonces, ya vimos que la gestión de recursos abarca los diferentes complementos que llevan al éxito de un proyecto, como lo son los recursos humanos, equipos de trabajo, finanzas, etc. Por lo que es importante contemplar los elementos básicos que debes incluir en tu plan de gestión de recursos para tu proyecto.

Recursos

Para hacer una buena administración de tus recursos, es importante identificarlos. Se puede crear una lista detallada sobre el personal, las habilidades, el presupuesto, herramientas de trabajo, entre otros recursos necesarios para el proyecto.

Fechas o plazos

La gestión de recursos incluye el manejo del tiempo, por lo que es indispensable llevar un cronograma con los plazos de entrega. Esto implica calcular cuánto tiempo es necesario para cada proceso; mientras mayor precisión, mejor.

Limitaciones

Es importante también ser realistas e identificar posibles limitaciones que puedan afectar el proceso. Sean la disponibilidad de recursos, plazos de entrega ajustados, entre otros. Es importante identificarlas para prever situaciones que impacten en la eficiencia del proyecto.

Responsabilidades

Tu plan de gestión de recursos también debe tener claramente identificado a cada participante y sus roles dentro del proyecto. De esta forma podrán identificar sus responsabilidades y la importancia de su participación.

¿Cómo crear un plan de gestión de recursos?

Debido a todo lo que implica la gestión de recursos, puede parecer abrumador el proceso para crear un plan; sin embargo, lo puedes hacer siguiendo 5 pasos muy sencillos.

1. Planificación

Claramente un plan de gestión de recursos incluye un tiempo de planificación del proyecto que se implementará. Es decir, la razón por la cual necesitas gestionar tus recursos.

Para la planificación de tu proyecto debes definir tus objetivos, el alcance que tendrá, los recursos que necesitas y el tiempo que te llevará realizar cada etapa. Por lo que puedes hacer un borrador general de la calendarización del proyecto con las respectivas tareas.

El borrador te dará una pauta para ajustes y ver un esqueleto general del proyecto. De modo que puedas ver la disponibilidad de tus recursos y las posibilidades de que se pueda realizar en los tiempos considerados.

2. Información

Una vez que tengas un primer borrador de tu plan de gestión de recursos, es momento de sentarte con los colaboradores involucrados para confirmar tus suposiciones.

Representa una etapa de mucha comunicación entre el equipo para intercambiar la información necesaria, sea por medio de reuniones o correos electrónicos donde se pregunte o acuerde la disponibilidad de tiempo y recursos.

Es importante que al finalizar esta etapa, cuentes con un panorama amplio de las operaciones, teniendo datos precisos. El objetivo de recolectar la información es que tengas los datos suficientes para tomar una decisión final de tu plan de gestión, tomando en cuenta todas las variables posibles.

3. Seguimiento

Ahora bien, una vez que se tenga el plan de gestión de recursos completo y en su versión final para comenzar, es crucial llevar un control del tiempo y dar seguimiento de las actividades y los equipos.

Durante el seguimiento no solo compruebas el progreso del proyecto, sino que también tendrás información empírica en cuanto a los tiempos establecidos y las estimaciones financieras. Es una manera de comprobar que el calendario, presupuesto y demás administración es realista y funcional.

4. Previsión

Contempla aquellas modificaciones que puedan surgir conforme a la marcha. Es importante prever necesidades que el equipo pueda tener durante el progreso del proyecto, como pueden ser ausencias por emergencias, plazos muy reducidos para la carga de trabajo, necesidad de la empresa por priorizar otros proyectos, etc.

Toma en cuenta cualquier situación o cambio que pueda impactar el éxito de tu proyecto y ten preparado un plan B en caso de ser necesario.

Para asegurarte de prevenir adecuadamente, revisa bien cualquier inconsistencia que pueda haber en tu plan de gestión, las finanzas del proyecto, comportamiento general del resto de proyectos en la empresa, las capacidades del equipo, etc. Mantén una visión general para saber qué está sucediendo en el proyecto.

5. Actualización

Utiliza todos los datos empíricos del proyecto para hacer cualquier ajuste necesario en tu plan de gestión de recursos para mantenerlo actualizado en cuanto a información realista y precisa, recabada de tu seguimiento y visión.

Prácticas para la gestión de recursos

Ahora que ya tienes el paso a paso y los elementos básicos para tu plan de gestión de recursos, puedes apuntar algunos consejos generales en cuanto a buenas prácticas para la organización y administración de los recursos.

• Establece un inicio y final: cuando hablamos de plazos, muchas veces solo se toma en consideración la fecha final o de entrega; sin embargo, es preferible tener una duración establecida de cada tarea. Esto te dará una mejor visión en cuanto al tiempo que lleva realizar cada actividad.

• Prioriza: identifica cuáles son tus prioridades relacionadas a la gestión de recursos, de modo que determines las tareas más importantes y puedas asegurar la disponibilidad de los recursos para cuando sean más necesarios.

• Ajusta sobre la marcha: la gestión de recursos necesita mantenerse en mejora continua. Si las tareas y los tiempos tienen la flexibilidad de modificarse según las necesidades, los recursos también deberían, siempre y cuando se ajusten a modo de optimizarlos para el éxito de lo proyectos.

• Comunícate con tu equipo: mantén una comunicación abierta y constante con tu equipo para asegurar que su carga de trabajo y los tiempos no representan un conflicto en cuanto a las entregas.

• Implementa herramientas que faciliten el trabajo: contempla las herramientas que tu equipo pueda necesitar para optimizar su tiempo de trabajo. Debido a que puede implicar una inversión, debes tomar en cuenta esas necesidades dentro de tu gestión de recursos y destinar un presupuesto para herramientas de trabajo.

Siguiendo estos consejos, te aseguras de establecer una gestión de recursos adecuada para llevar a tus proyectos al éxito.

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